Loučení jsou těžká. S externími dodavateli ještě víc, pokud vám spolu s nimi odejdou kromě know-how i data a přístupy.
Klient nás před časem poprosil o jednoduchou věc. Chtěl odebrat přístup bývalému dodavateli, se kterým se nerozešel v dobrém. Otevřeli jsme si jeho účty, abychom to udělali, a narazili na něco horšího než pár aktivních loginů.
GA4 byla založená na soukromém gmailu dodavatele. Doména registrovaná na jeho jméno. Reklamní účet visel v jeho Business Manageru. Pixel taky. Nemohli jsme mu „vzít přístup“, protože nebyl uživatel. Byl vlastník. A přesně to je ten omyl, který u firem vidíme nejčastěji. Offboarding chápou jako „odeber člověku přístup“. Jenže u řady nástrojů ten člověk přístup neztratí, protože účet od začátku patřil jemu, ne firmě. Nevezmete někomu klíče, které jsou jeho.
Nebezpečí není zapomenutý uživatel. Je to účet, který nikdy nebyl váš.
Smlouvu ukončíte, techniku vrátíte, e-mail zrušíte. Kde to pravidelně selhává, jsou webové aplikace a marketingové nástroje, které spravují specialisté, agentury a freelanceři. Tam se bezpečnost mnohdy příliš neřeší, protože si přece věříme. Zejména, pokud specialista je přímo tím, kdo vše nastavil.
Jasně, není to žádné velké drama. Ale z pohledu bezpečnosti to prostě v pořádku není. Je to bezpečnostní díra, kterou si firma mnohdy vyrobila sama. Nikdo se nikam nemusí vloupat, stačí, že jsou citlivá data či nástroje stále dostupné lidem, kteří k nim přístup dávno mít nemají. Většina firem hlídá odchody vlastních lidí, ale odchody externistů a agentur hlídané nebývají. A často se tak na odmazání přístupů zkrátka zapomene. Protože samotné předání podkladů a ztráta know-how či kontextu lidem na straně firem zavaří hlavu až až.
Co to však znamená? Pro střední firmu to může znamenat neskutečného množství záznamů. Přijde vám to přehnané? Fakt ne. Protože přístupy často znamenají velké objemy dat, přístupy do databází s citlivými údaji nebo možnost spravovat nástroje. Za roky práce pro agentury i korporáty jsem nasbírala stovky nasdílených dokumentů. Spoustu z nich mám na svoje e-maily pořád připojené. Stále mi chodí notifikace od klientů, pro které dávno nepracuji. Opakovaně jsem psala, ať mě odeberou, a kde to šlo, odebrala jsem se nakonec sama. Děje se to a asi se dít stále bude. Tenhle text píšu proto, aby se to dělo míň.
Jak to děláme my
Chceme to dělat líp, a tak máme jedno pravidlo. Klient je vždycky vlastník, my jsme správce nebo editor podle typu nástroje. Když klientovi nastavujeme měření, web nebo reklamu, nezakládáme to na sebe. Zakládáme to na firemní účet klienta a sebe si přidáme jako správce. Vypadá to jako detail, ale je to celý rozdíl mezi „máte přístup ke svým datům“ a „máte přístup, dokud vám ho necháme“.
Konkrétně: doména a hosting psané na firmu, GA4 a GTM pod firemním účtem, Search Console ověřená přes doménu, reklamní účty vlastněné firmou a spravované přes náš správcovský účet, ne naopak. Když naše spolupráce jednou skončí, klient nepřijde o nic. My odejdeme, vše podstatné zůstane u něj. A vyřeší to i situaci, kdy nám přístupy zůstanou viset roky po skončení.
Nejčastější bolístky
Když firmám projíždíme přístupy, díry jsou skoro vždycky na stejných místech. U každého si nestačí říct „má k tomu přístup?“, ale „kdo je vlastník účtu a co se stane, když ten člověk zítra zmizí?“.
- Doména na soukromý e-mail dodavatele: Nejčastější a nejhorší. On rozhoduje, jestli se web vůbec zobrazí a v jaké podobě.
- Administrátorem GA4 je někdo jiný než vy: Máte přístupy na úrovni property. Odeberete uživatele a zjistíte, že vlastníkem účtu byl on. Historie měření zmizí s ním.
- GTM kontejner založený agenturou: Bez admin práv klienta. Když spolupráce skončí, může vám přístup vypnout a měření začínáte od nuly.
- Meta Business Manager dodavatele: Vaše firemní stránka a pixel žijí v jeho BM, ne ve vašem.
- Hesla nasdílená napřímo: Poslané e-mailem nebo nadiktované. Kopii má ten člověk napořád, žádné „odebrání“ neexistuje.
- Jeden účet pro víc lidí: Ušetříte za placený seat, ale špatně se s tím pracuje a ještě hůř se z toho odchází. Často i bez nastaveného 2FA.
A platí to i obráceně, když odchází člověk od nás
Tohle neřeším jen u klientů. Řeším to pokaždé, když od nás ve studiu odchází člověk. Procházím přesně tenhle seznam pozpátku: kde všude měl admin práva, co bylo navázané na jeho účet, jaké reporty padnou, když ho odpojím, ke kterým klientským nástrojům se dostal. Je to opruz, nebaví mě to. Zejména, když selhává propojení Atlassian s Google Workspace. Naučilo mě to jednu věc. Checklist nestačí mít na klienty. Musíte ho mít hlavně na svůj tým.
Před pár lety mi Michal Nydrle dal dobrou radu. Ne každý, kdo vypadá jako můj kamarád, je mým kamarádem. A tak to prostě je. I oblíbený kolega vám může napáchat škodu, proto by si to u sebe měl každý hlídat, jak nejvíc může.
Kdysi jsem pracovala v cukrárně. Nejoblíbenější kolega si při odchodu s sebou vzal i nerezové konvičky na mlíko. Blbost? Realita, kterou si myslím, že majitel nečekal a dodnes netuší. Tak se i vám snadno může stát, že vám někdo na rozloučenou shodí webové formuláře, přepíše textace nebo udělá něco podobného.
Checklist: na co si dát pozor
Připravila jsem základní checklist. Nejlíp se prochází popořadě. Sami ho teď procházíme u všech klientů. Řadu z nich si neseme z freelance éry, kdy jsme k tomu takhle koncepčně ještě nepřistupovali.
1. Doména a DNS
- Doména je registrovaná na firmu (IČO, firemní e-mail), ne na dodavatele
- Firma je administrativní i fakturační kontakt u registrátora
- Přístup ke správě DNS je pod firemním účtem
2. Hosting a kód
- Hostingový účet je na firmu, s plnými admin právy
- Máte přístup ke zdrojovým souborům nebo repozitáři, ne uzavřený systém bez exportu
3. Web a CMS
- Workspace nebo projekt vlastní firma jako owner, dodavatel je jen pozvaný editor
- U redakčního systému existuje admin účet vedený na firmu
4. Měření a data
- GA4: firma je vlastníkem na úrovni účtu, ne jen property, a roli Administrator drží člověk z firmy
- GTM: kontejner je pod firemním účtem a právo publikovat má firma
- Search Console: vlastnictví ověřené přes doménu nebo DNS, ne přes soubor nahraný dodavatelem
- Reporty (Data Studio): napojené na firemní účet, ne na osobní účet autora
5. Reklama a CRM
- Google Ads: účet vlastní firma, dodavatel se připojuje přes svůj správcovský účet
- Meta Business Manager: firma vlastní BM, stránku i pixel, dodavatel má jen partnerský přístup
- HubSpot a další CRM: Super Admin je člověk z firmy
- E-mailing: účet na firmu, databáze kontaktů je exportovatelná a máte ji
6. Design a aktiva
- Figma a Canva: brand soubory jsou ve firemním workspace, licence vedená na firmu
- Fotobanky: licence koupené na firemní účet (osobní licence dodavatele odchodem zaniká)
- Logo a grafika předané v editovatelných, zdrojových formátech
7. Sociální sítě
- Minimálně dva lidé mají owner nebo admin roli, aspoň jeden z firmy
- Profily jsou napojené na firemní Business Manager
8. Hesla a identita
- Sdílená hesla jdou jen přes firemní password manager, ne e-mailem ani v tabulce
- Žádný klíčový účet neběží na osobním e-mailu konkrétního člověka
V den odchodu (člověka i dodavatele)
- Odebrat ze všech rolí a účtů podle seznamu výše
- Změnit hesla u všeho, co bylo sdílené napřímo
- Přenést účty navázané na osobní e-mail na firemní
- Zkontrolovat fakturační a administrativní kontakty u domény a placených nástrojů
Pravidlo na závěr je jednoduché. Než někomu dáte přístup, položte si otázku, na kterou většina firem přijde až pozdě: na koho je ten účet vlastně založený? Potenciální průšvih tak můžete odhalit hned. Smazat člověka umí každý. Zachovat kontinuitu a nepřijít o data, to už je těžší. Přeji vám proto, ať se vám podaří uhlídat svoje data, nástroje i konvičky.